Στο πρώτο μέρος του άρθρου μας αναλύσαμε τα οφέλη μιας επιτυχημένης επαγγελματικής συνάντησης και πως αυτές οι συναντήσεις επηρεάζουν τις πωλήσεις.
Σήμερα θα αναφέρουμε εναλλακτικούς τρόπους προώθησης των συμφερόντων σας, που στις περισσότερες φορές θα αποδώσουν καλύτερα και ουσιαστικότερα σε σχέση με μια ατέρμονη και αέναη συνάντηση, όπου άπαντες – μεταξύ αυτών κι εσείς – είστε απροετοίμαστοι και απλά διεκπεραιώνετε το καθήκον σας.
Θα ρωτήσει κάποιος: ΤΕΛΙΚΑ, ΝΑ ΚΑΝΟΥΜΕ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΕΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ Ή ΟΧΙ;
Βεβαίως και να κάνετε προγραμματισμένες και υπεύθυνες συναντήσεις, αλλά να μην κάνετε συναντήσεις για το θεαθήναι.
Έχουμε ήδη ξεκαθαρίσει πως οι απροετοίμαστες επαγγελματικές συναντήσεις είναι το τέλειο όπλο για να σκοτώνουμε το χρόνο μας. Έχοντας αυτό υπ’ όψη, και αφού ξεκαθαρίσουμε τους τρόπους, δηλαδή το “πως” διεξάγεται μια συνάντηση, ας ερευνήσουμε το “γιατί” πρέπει να μαζευτούμε και να συζητήσουμε.
Η δουλειά του διευθυντή είναι να βελτιώσει την απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού μιας εταιρίας. Η πείρα μας διδάσκει ότι αυτό επιτυγχάνεται καλύτερα με την έναν προς έναν επαφή, παρά σε ομάδες.
Πόσες φορές έχετε πει, “θα κάνω μια συνάντηση με σκοπό την εκπαίδευση αυτή την εβδομάδα” ή “Οι άνθρωποι μου χρειάζονται παρακίνηση, ας κάνουμε μια ζωηρή, κεφάτη συνάντηση σήμερα”.
Ας μην γελιόμαστε. Ούτε η εκπαίδευση, ούτε η παρακίνηση γίνεται σωστά σε συναντήσεις. Πόσο μάλλον όταν αυτές είναι απροετοίμαστες και γίνονται για να γίνονται… Η εκπαίδευση και η παρακίνηση είναι ενέργειες που ιδανικά θα έπρεπε να γίνουν σε προσωπικό επίπεδο.
Η καλύτερη εκπαίδευση γίνεται όταν κάθεστε μαζί με ένα άτομο και φτιάχνετε πρόγραμμα που ταιριάζει στο συγκεκριμένο άτομο. Η πιο αποτελεσματική μέθοδος παρακίνησης είναι να ενεργοποιήσετε τον ενθουσιασμό του συγκεκριμένου ατόμου, παρά να κάνετε μια επιφανειακή ομαδική συνάντηση.
Ο πιο σημαντικός λόγος να μην κάνετε μια συνάντηση, είναι το κόστος. Σκεφτείτε πόσα χρήματα σας κοστίζει ο καθένας από τους ανθρώπους σας την ώρα, αθροίστε τις αμοιβές τους και πολλαπλασιάστε αυτό το ποσό με τον αριθμό των ωριαίων συναντήσεων που είχατε τον προηγούμενο μήνα αλλά και τα συμπεράσματα που βγήκαν από αυτές τις συναντήσεις. Σας ικανοποιούν; Αν όχι, το σύνολο του κόστους, θα σας ξυπνάει τα βράδια όλη την εβδομάδα.
Ο διευθυντής που επιθυμεί να συγκαλέσει μια συνάντηση, θα ήταν καλύτερα να πάει ήσυχα στο γραφείο του, να κλείσει την πόρτα, να κοιτάξει έξω από το παράθυρο και να αναρωτηθεί, «Για ποιόν ΑΚΡΙΒΩΣ λόγο ΕΠΙΒΑΛΛΕΤΑΙ να συγκαλέσω μια συνάντηση αυτήν την εβδομάδα;» Αν δεν σας έρθουν αμέσως στο μυαλό μερικές καλές απαντήσεις, σταματήστε.
Υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις:
Περπατήστε στο γραφείο και καθίστε με τους νεώτερους συνεργάτες σας. Παρατηρήστε τι κάνουν. Ακούστε τι λένε και σε ποιους μιλάνε. Κάντε τους ερωτήσεις και ακούστε τις απαντήσεις τους. Μερικές φορές δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα – το να ακούτε απλώς μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματικό.
Οι άνθρωποι που καμιά φορά διστάζουν μπροστά σε κόσμο ή δεν προλαβαίνουν λόγω χρόνου στις συσκέψεις να μιλήσουν , μπορεί να σας πουν κάτι απ’ ευθείας για κάποιο συγκεκριμένο πρόβλημα που θα είναι εξόχως σημαντικό.
Καθίστε με ένα υπάλληλο και εξετάστε μερικές από τις γραφειοκρατικές λεπτομέρειες, και ότι έχει σχέση με τη γραφική εργασία στο γραφείο σας. Πότε είναι οι ημερομηνίες λήξης για μερικές εργασίες; Υπάρχει τίποτα που ο υπάλληλος θέλει να σας συμβουλευτεί; Κάτι σημαντικό που θα πρέπει να έρθει στο γραφείο σας να το συζητήσετε;
Καλέστε τον υπεύθυνο του γραφείου. Πάνω στο καφέ ρωτήστε τη γνώμη του για το πως πάνε οι συνεργάτες σας: Ποιος είναι «πεσμένος;» Ποιος έχει πρόβλημα με την εκτέλεση της δουλειάς του; Ποιος τα πάει καλά κ.λπ.
Θα εκπλαγείτε με το τι μαθαίνει το προσωπικό του γραφείου με την καθημερινή επαφή που έχει με τους συνεργάτες.
Όταν είστε προσιτός και επικοινωνείτε με το προσωπικό σας, γλιτώνετε το χρόνο, την προσπάθεια και το άγχος μιας συνάντησης.
Βεβαίως και είναι ευθύνη του διευθυντή να αποφασίσει πότε μια συνάντηση κρίνεται αναγκαία. Σε γενικές γραμμές όμως λέμε, “όταν δεν είσαι σίγουρος για το θέμα που συγκαλείς σύσκεψη, τότε άστο”.
Οι διάφορες εναλλακτικές λύσεις που λίγο παραπάνω σας προτείναμε, είναι λιγότερο περιοριστικές και λιγότερο χρονοβόρες και συνήθως προσφέρουν περισσότερες ευκαιρίες για πληροφορίες από ότι οι τυποποιημένες συναντήσεις όπου μόλις τελειώσουν, οι άνθρωποι σας θα τρέξουν στην καφετέρια για να κάνουν ΤΗΝ ΔΙΚΗ ΤΟΥΣ άτυπη συνάντηση, για να συζητήσουν αυτό που ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ ΣΚΕΦΤΟΝΤΑΙ.
Θέλετε αλήθεια να καλέσετε το προσωπικό σας σε συνάντηση αυτή την εβδομάδα;
