Όταν με ένα email κάτι πάει στραβά

Ήταν Δευτέρα πρωί και ο Lee άνοιξε τα εισερχόμενά του για να βρει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διευθυντή του: «Lee, αποφάσισα να κάνει ο Carlos την παρουσίαση στο διοικητικό συμβούλιο, αντί για εσένα. Είμαι βέβαιος δεν θα είσαι οκ με αυτό».

Του David Maxfield, bestselling συγγραφέας στους New York Times

Ο Lee είχε περάσει ολόκληρο το Σαββατοκύριακο ετοιμάζοντας την παρουσίαση. Όχι μόνο γνώριζε τους αριθμούς μέσα και έξω, αλλά ήταν επίσης ενθουσιασμένος που θα μιλούσε στο διοικητικό συμβούλιο. Αν τα κατάφερνε καλά η ενέργεια αυτή θα έπαιζε ρόλο στην πορεία του μέσα στην εταιρεία. Έτσι λοιπόν, στη πραγματικότητα, ο Lee δεν ήταν «οκ με αυτό». Ενοχλήθηκε και αισθάνθηκε προδομένος. Αλλά θα μπορούσε να πει πραγματικά τι νιώθει σε ένα email; Και αν το έκανε, θα άλλαζε κάτι;

Σε όλους τυχαίνουν εκπλήξεις όπως αυτή που εμφανίστηκε στο email του Lee. Τις αποκαλώ «ναρκοπέδια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου». Κι αυτό γιατί κρύβονται ανάμεσα στα αθώα μηνύματα που λαμβάνουμε κάθε μέρα.

Παρακάτω υπάρχουν έξι κατηγορίες τέτοιων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πιθανώς να έχετε λάβει. Αυτά τα φαινομενικά αθώα μηνύματα οδηγούν σε καταστάσεις που θα θέλαμε να αποφύγουμε:

Χωρίς απάντηση: Όταν κάποιος χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να δηλώσει μία απαίτηση ή να ανακοινώσει μια αμφιλεγόμενη απόφαση και ελπίζει ότι κανείς δεν θα απαντήσει. Αναφέρομαι κυρίως σε περιπτώσεις που δεν είναι σαφές ποιος έχει το δικαίωμα σε κάποια ενέργεια ή απόφαση. Όπως και να έχει ο παραλήπτης του μηνύματος αισθάνεται ότι κάποιος εισβάλλει στο χώρο του.

Αποφεύγοντας «το δράμα»: Όταν κάποιος χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να αποφύγει να συγκρουστεί. Στην προκειμένη περίπτωση το μόνο σίγουρο είναι ότι προτιμά να αλληλεπιδράσει με το πληκτρολόγιο παρά με έναν συνεργάτη. Πολλοί άνθρωποι είναι τόσο παγιδευμένοι στην καθημερινότητα που ξεχνούν ότι έχουν να κάνουν με ανθρώπους και λειτουργούν μηχανικά. Αλλά το τελικό αποτέλεσμα αυτών των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι ο παραλήπτης συχνά αισθάνεται ότι δεν λαμβάνουν υπόψη το ρόλο του.

Τα γραπτά μένουν: Κάποιοι χρησιμοποιούν τα μηνύματα προκειμένου να κρατούν αρχεία από την επικοινωνία τους και να έχουν αποδείξεις εάν χρειαστεί να λογοδοτήσουν. Αυτό όμως ίσως οδηγήσει στο να βγουν ευαίσθητα δεδομένα στη φόρα. Είναι λάθος να χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να έχετε τα πάντα γραπτώς.

Εξαιρετικά Αναλυτικά: Όταν κάποιος διατυπώνει τα επιχειρήματά του με υπερβολικές λεπτομέρειες, ώστε να μη χρειάζεται να απαντήσει σε ερωτήσεις ή να προσκρούσει σε διαφωνίες. Υπάρχει χρόνος και τόπος για να εξαντλήσετε την άποψή σας γραπτώς. Αλλά τυπικά, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν προσφέρεται για αυτό. Μπορεί να είναι τρομακτικό να ανοίξει κάποιος το email του και να βρει μια πραγματεία πέντε παραγράφων.

Για να αποφύγετε συναντήσεις: Χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή οι εναλλακτικές λύσεις θα απαιτούσαν προγραμματισμό μιας συνάντησης, κλήσης ή απλά να σηκωθείτε από την καρέκλα. Όλοι μας κάνουμε αυτό το σφάλμα από καιρό σε καιρό. Άλλωστε ένα από τα σημαντικότερα οφέλη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η ευκολία.

Ασφαλής Επίθεση: Όταν κάποιος επιτίθεται από την ασφάλεια του υπολογιστή του, λέγοντας πράγματα που ποτέ δεν θα τολμούσε να πει αυτοπροσώπως.

Μπορούμε να κατανοήσουμε καλύτερα γιατί είναι λάθος όλα τα παραπάνω αν τα αντιμετωπίσουμε σαν αποτυχία να συνομιλήσουμε με τους συνεργάτες μας. Στην ουσία παραβιάζουν δύο σημαντικές προϋποθέσεις στις οποίες βασίζεται ο εποικοδομητικός διάλογος: ο αμοιβαίος σκοπός και ο αμοιβαίος σεβασμός.

Ο αμοιβαίος σκοπός είναι προϋπόθεση για να υπάρξει ουσιαστική ανταλλαγή ιδεών σε ένα διάλογο. Εάν δεν μπορείτε να ευθυγραμμιστείτε με τους άλλους σε αυτό που προσπαθείτε να πετύχετε, τότε είναι πιθανό να καταλήξετε σε ανταγωνισμό και σύγκρουση. Και οι έξι προαναφερθέντες περιπτώσεις δείχνουν κάποιον που εστιάζει εγωιστικά χωρίς να έχει κοινούς στόχους με τον παραλήπτη του μηνύματος.

Ο αμοιβαίος σεβασμός είναι η προϋπόθεση συνέχισης του διαλόγου. Η εποικοδομητική συνομιλία θα σταματήσει εάν δείξετε ασέβεια ή περιφρόνηση για τους άλλους.

Όταν ο αμοιβαίος σκοπός ή ο αμοιβαίος σεβασμός παραβιάζεται, οι άνθρωποι αισθάνονται αμυντικοί, ανασφαλείς ή κακοί. Ο πειρασμός είναι να απαντήσετε και εσείς με επίθεση. Κι αυτό γίνεται όταν η κατάσταση οδηγείται σε σύγκρουση. Ευτυχώς, υπάρχουν στρατηγικές για να τα αποφύγετε όλα αυτά:

Προγραμματίστε μια κλήση: Μην απαντάτε στο περιεχόμενο του μηνύματος που λάβατε στο email σας. Αντ’ αυτού, απαντήστε και ζητήστε να προγραμματίσετε μια κλήση. Χρησιμοποιήστε ένα μήνυμα κειμένου, εάν το ζήτημα είναι χρονικά ευαίσθητο. «Έλαβα το email σας, ας μιλήσουμε. Είναι στις 2 μ.μ. καλή ώρα για εσάς;»

Συναντηθείτε πρόσωπο με πρόσωπο: Μια προσωπική συνάντηση είναι πάντα το καλύτερο. Βλέποντας το πρόσωπο του άλλου μπορείτε να καταλάβετε πολλά πράγματα όπως τι σκέφτεται, αν είναι ειλικρινής κ.λπ. Αν αυτό δεν είναι δυνατό, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή διασκέψεων με βιντεοκλήση.

Βρείτε το σκοπό: Απεμπολήστε τον αρνητικό τόνο δηλώνοντας ότι στόχος σας είναι να βρεθεί μια λύση που να λειτουργεί για όλα τα μέρη. Αυτό μετατρέπει τη συζήτηση σε διάλογο όπου δεν υπάρχουν νικητές και ηττημένοι. Μπορείτε να πείτε: «Θα ήθελα να βρω μια λύση που να λειτουργεί και για τους δυο μας. Νομίζω ότι μια συζήτηση θα μας βοηθήσει να φτάσουμε εκεί».

Δείξτε σεβασμό: Έχετε ήδη λάβει σήματα ασέβειας. Αντιμετωπίστε τα εκφράζοντας το σεβασμό σας. «Με ενδιαφέρουν οι ανησυχίες σας και εκτιμώ την άποψή σας.»

Εστίαστε στα γεγονότα: Καθώς αρχίζετε να συζητάτε το περιεχόμενο, αποφύγετε να κάνετε κρίσεις ή να διατυπώνετε συμπεράσματα. Αντ’ αυτού, εστιάστε προσεκτικά τα γεγονότα: λεπτομέρειες και δεδομένα. Εστιάστε στα τυχόν κενά ανάμεσα σε αυτό που περιμένατε και τι παρατηρήσατε.

Ελέγξτε γρήγορα για κατανόηση και συμφωνία. Στο VitalSmarts καλούμε την αρχή οποιασδήποτε συζήτησης «το επικίνδυνο μισό λεπτό», επειδή έχετε μόνο 30 δευτερόλεπτα για να δηλώσετε τη στάση σας πριν ζητήσετε την άποψη του άλλου ατόμου.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός και βολικός τρόπος επικοινωνίας. Αλλά όταν η ψηφιακή επικοινωνία οδηγεί σε συγκρούσεις και αργή λήψη αποφάσεων, ήρθε η ώρα να βγούμε από πίσω από την οθόνη και να κάνουμε διάλογο.

Πηγή: Περιοδικό “ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΟ MARKETING”