Καθοριστική σημασία έχει για τις επιχειρήσεις η διαχείριση των εταιρικών εξόδων. Σε έρευνα που διεξήγαγε η Edenred και συμμετείχαν 288 επιχειρήσεις από όλη την Ελλάδα το 95% δηλώνει ότι ο τρόπος με τον οποίο γίνεται η εν λόγω διαχείριση είναι «μεγάλης» ή «πολύ μεγάλης» σημασίας για τον οργανισμό τους. Η έρευνα πραγματοποιήθηκε τον Σεπτέμβριο του 2017 μέσω online ερωτηματολογίου σε υπάρχοντες πελάτες της Edenred αλλά και σε τρίτες επιχειρήσεις, στοχεύοντας στους άκρως αρμόδιους για τη διαχείριση των εταιρικών εξόδων σε κάθε οργανισμό.
Η πλειοψηφία των απαντήσεων προήλθε από στελέχη Ανθρωπίνου Δυναμικού, Γενικούς Διευθυντές και Ιδιοκτήτες, σε ποσοστό που ξεπέρασε το 56%. Όπως αναφέρεται για πρώτη φορά στην Ελλάδα, καταγράφηκε η ξεκάθαρη ανάγκη των επιχειρήσεων για τη διαχείριση των εταιρικών τους εξόδων, οι τρόποι με τους οποίους αντιμετωπίζουν το ζήτημα σήμερα, αλλά και ποιες είναι οι προτεραιότητές τους. Περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις (55%) δηλώνουν πως δεν είναι ικανοποιημένες από τον υπάρχοντα τρόπο διαχείρισης των εταιρικών τους εξόδων. Μεταξύ των σημαντικότερων εξόδων που απασχολούν περισσότερο τις ελληνικές επιχειρήσεις σήμερα είναι η διαχείριση γευμάτων εκτός έδρας (65%), τα καύσιμα και τα εταιρικά γεύματα (55%) και η διαμονή σε ξενοδοχεία (52%).
Οι πιο δημοφιλείς πρακτικές που εφαρμόζουν οι επιχειρήσεις σήμερα είναι οι εξής: Πάγια προκαταβολή από το λογιστήριο (μετρητά ή κατάθεση σε λογαριασμό του υπαλλήλου), σε ποσοστό 57,6% Απολογιστικά, με τους υπαλλήλους να καλύπτουν αρχικά τα έξοδα και εν συνεχεία να συντάσσουν εξοδολόγιο προκειμένου να αποζημιωθούν, σε ποσοστό 49,3% Πιο σύγχρονοι τρόποι διαχείρισης, όπως πιστωτικές κάρτες και κάρτες καυσίμων υπάρχουν, όμως ακολουθούνται από πολύ μικρότερο ποσοστό, συνήθως συνδυαστικά με τους δύο προαναφερθέντες τρόπους (πάγιες προκαταβολές ή/και απολογιστικά).
Τα κυριότερα προβλήματα και προκλήσεις στη διαχείριση εταιρικών εξόδων που έχουν να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας της Edenred είναι:
– Έλλειψη ελέγχου κατά τη χρήση πιστωτικών καρτών ή μετρητών που μπορεί να θέσει τόσο τον εργαζόμενο όσο και την επιχείρηση σε κίνδυνο λόγω υψηλών πιστωτικών ορίων
– Χρονοβόρες διαδικασίες, που αφενός μειώνουν την παραγωγικότητα, αφετέρου δημιουργούν δυσάρεστο κλίμα όταν απαιτείται η επιστροφή χρημάτων εξαιτίας λανθασμένων κινήσεων
– Δυσκολία στην εκταμίευση μετρητών λόγω των υφιστάμενων capital controls
– Υψηλή γραφειοκρατία (συλλογή και κατάθεση αποδείξεων) που μπορεί να οδηγήσει σε απώλειες αποζημίωσης αλλά και λάθη
Σε ερώτηση της έρευνας για τα χαρακτηριστικά που θα αναζητούσαν οι ερωτηθέντες από μία πιο σύγχρονη λύση για τη διαχείριση των εταιρικών τους εξόδων, στην κορυφή της κατάταξης βρέθηκε η μείωση του χρόνου διαχείρισης με ποσοστό 55,9% και το καλύτερο reporting και ο αντίστοιχος έλεγχος με 50,3%. Επίσης, περισσότερες από 1 στις 3 επιχειρήσεις θεωρούν ως «εξαιρετικά σημαντικό» το θέμα της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία και την κατάργηση αποθήκευσης εξοδολογίων, ενώ εξαιρετικά υψηλός ήταν και ο βαθμός προτεραιότητας γύρω από το ζήτημα της μείωσης κόστους και τη συμμόρφωση των εξόδων με την πολιτική της εταιρείας, αφού σχεδόν 9 στις 10 ερωτηθέντες εταιρείες το χαρακτήρισαν ως «σημαντικό ή εξαιρετικά σημαντικό» ζήτημα.
Συνολικά, οι ελληνικές επιχειρήσεις αναζητούν τα εξής χαρακτηριστικά από μία σύγχρονη λύση διαχείρισης:
- Ευκολία χρήσης
- Ευελιξία
- Χαμηλό κόστος χρήσης
- Διαφάνεια στο reporting
Από την πρώτη πανελλήνια έρευνα Expense Management, είναι φανερό πως οι ελληνικές επιχειρήσεις βρίσκονται μπροστά σε σημαντικές προκλήσεις όσον αφορά στη διαχείριση των εταιρικών τους εξόδων. Υπάρχουν σημαντικά προβλήματα και ελλείψεις στον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζουν το θέμα, με αποτέλεσμα να αναζητείται μία σύγχρονη λύση.
Η Edenred, αναγνωρίζοντας τις ανάγκες των επιχειρήσεων για ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εταιρικών εξόδων, παρουσίασε στην ελληνική αγορά τη λύση Spendeo®, μία λύση που συνδυάζει την ευελιξία μιας επαναφορτιζόμενης κάρτας, τον έλεγχο μίας online πλατφόρμας που διαχειρίζεται, καταγράφει και παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο τα έξοδα μίας εταιρείας, και της αντίστοιχης mobile εφαρμογής για 24/7 εύκολη και άμεση πρόσβαση και διαχείριση από την πλευρά των εργαζομένων. Το σύστημα διαχείρισης εταιρικών εξόδων Spendeo® παρέχει ασφάλεια στις συναλλαγές των κατόχων, προσαρμόζεται απόλυτα με την πολιτική εξόδων της εκάστοτε εταιρείας, ενώ επιπλέον παρέχει δυνατότητα διαμόρφωσης των κατηγοριών χρήσης (όπως καύσιμα, ξενοδοχεία, γεύματα, κ.α.) και των ορίων χρήσης ανά εργαζόμενο ή ανά ομάδα εργαζομένων.
