Με τον όρο σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου εννοείται το σύνολο των λειτουργιών, κανόνων, μέτρων, αρχών και διαδικασιών που σχεδιάζει ο οργανισμός, με σκοπό την εφαρμογή και τήρηση της πολιτικής και των αρχών της διοίκησης, ώστε να επιτύχει την εξασφάλιση των συμφερόντων της. Είναι με πιο απλά λόγια, το σύστημα μέσω του οποίου ασκείται η Εταιρική Διακυβέρνηση.
των Δρ. Μάριου Μενεξιάδη – Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου Αεροπορίας Αιγαίου, Καθηγητή Κωνσταντίνου Ζοπουνίδη, Ακαδημαϊκού, Πολυτεχνείο Κρήτης, Audencia Business School, France & Επίκ. Καθηγητή Χρήστου Λεμονάκη, Ελληνικό Μεσογειακό Πανεπιστήμιο
Η ύπαρξη οργανωμένου συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου παρέχει μέσω των δικλείδων ασφαλείας του, τη διασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας, ως προς την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων και σκοπών. Αναφορικά με την αποτελεσματικότητα του συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου, η τελευταία δεν θα πρέπει να κρίνεται από τον αριθμό / ποσότητα των δικλείδων, αλλά από την καταλληλότητα αυτών, καθώς και από το αν είναι ορθά δομημένο, αν ανταποκρίνεται στις ανάγκες και λειτουργίες του οργανισμού, στους πόρους που χρειάζεται για να λειτουργήσει, αλλά και στην αξία που προσθέτει στον ίδιο τον οργανισμό.
Σκοπός δικλείδων ασφαλείας
Οι εσωτερικές δικλείδες ασφαλείας ερμηνεύονται διαφορετικά για κάθε οργανισμό. Το κοινό στοιχείο τους είναι η αναγκαιότητα επαρκούς εξασφάλισης και ότι οι σκοποί του οργανισμού πρέπει να επιτυγχάνονται. Οι σκοποί που πρέπει σε κάθε περίπτωση να εξυπηρετούνται είναι οι ακόλουθοι:
- Αξιοπιστία και ακεραιότητα των πληροφοριών,
- Συμμόρφωση με κανόνες, πολιτικές, διαδικασίες, νόμους και κανονισμούς,
- Προστασία των κεφαλαίων και των εταιρικών περιουσιακών στοιχείων εν γένει,
- Οικονομική και αποδοτική χρήση των εταιρικών πόρων,
- Επίτευξη των εταιρικών στόχων.
Η ουσία του ελέγχου είναι να επιβεβαιώνεται ότι οι καθημερινές εργασίες πραγματοποιούνται όπως θα πρέπει να εκτελεσθούν. Οι έλεγχοι λαμβάνουν χώρα από τα χαμηλότερα έως τα υψηλότερα στρώματα της ιεραρχίας της Διοίκησης και μπορεί να είναι από απλοί όπως μια έγκριση πληρωμής έως αρκετά δύσκολοι όπως ο οικονομικός έλεγχος των μηνιαίων καταστάσεων.
Ο βασικός σκοπός του ελέγχου θα πρέπει να είναι ο περιορισμός στο ελάχιστο των περιπτώσεων να συμβούν σφάλματα εκούσια ή ακούσια και να εφαρμόζεται από όλα τα στελέχη. Στο πλαίσιο της αναγκαιότητας του Εσωτερικού Ελέγχου, η δυσκολία που υπάρχει στις οικονομικές μονάδες για άμεση επίβλεψη όλων των δραστηριοτήτων και λειτουργιών της, έχει οδηγήσει τη Διοίκηση της οικονομικής μονάδας στη λήψη οργανωτικών μέτρων και κανόνων για την αντιμετώπιση του συγκεκριμένου προβλήματος. Στο σύνολό τους, τα οργανωτικά μέτρα που λαμβάνονται, με σκοπό την αντιστάθμιση της μείωσης της προσωπικής επίβλεψης, αποτελούν το σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου του οργανισμού. Το σύστημα αυτό περιλαμβάνει, δηλαδή, το σύνολο των λειτουργιών, διαδικασιών και ελέγχων, που λαμβάνονται από τη Διοίκηση και αποσκοπούν στην εξασφάλιση της εύρυθμης και αποτελεσματικής λειτουργίας της οικονομικής μονάδας.
Σχεδιασμός συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου
Ο σχεδιασμός του συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου θα πρέπει να ακολουθεί τα παρακάτω βήματα / επίπεδα προκειμένου να καταστεί ως επαρκές έναντι των κινδύνων που καλείται να αντιμετωπίσει:
- Εντοπισμός των κινδύνων που θα κληθεί ο οργανισμός να αντιμετωπίσει.
- Εκτίμηση των πιθανοτήτων να εμφανισθεί ο κίνδυνος.
- Εκτίμηση της επίδρασης εμφάνισης του κινδύνου.
- Καθορισμός των αντίστοιχων δικλείδων ασφαλείας, που θα πρέπει να εφαρμόζονται για την αποτροπή των κινδύνων.
- Καθορισμός του κόστους του συστήματος, της λειτουργίας και του ελέγχου αυτού.
- Εκτίμηση της ωφέλειας που θα προκύψει από την εγκατάσταση και εφαρμογή του συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου.
Δεν υπάρχει τέλειο σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου, ικανό να παρέχει απόλυτη ασφάλεια έναντι των κινδύνων στον οργανισμό. Αντίθετα το σύστημα θα πρέπει να είναι επαρκές έναντι των απορρεόντων κινδύνων.
Περιεχόμενο συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου
Ένα σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου, δύναται να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
- Οργανόγραμμα, με τα επίπεδα τις ιεραρχίας και διάκριση των λειτουργιών. Μέσα από το οργανόγραμμα θα πρέπει να προσδιορίζεται η περιοχή ευθύνης ανά διεύθυνση και τμήμα.
- Περιγραφές θέσεων εργασίας ή αρμοδιοτήτων ανά τμήμα και οργανική θέση.
- Εγχειρίδια λειτουργικών διαδικασιών ανά λειτουργία και τμήμα.
- Πρόγραμμα δράσης και υλοποίησης, ανά δραστηριότητα, με αναφορά στην επίτευξη των στόχων, καθώς και στην αιτιολόγηση των αποκλίσεων.
- Καταστατικό, όπου αποτυπώνονται με σαφήνεια οι σκοποί του οργανισμού.
- Εταιρικές πολιτικές.
- Συστήματα πληροφορικής M.I.S. και μηχανογραφημένα συστήματα.
- Επίπεδα εγκρίσεων, εξουσιοδοτήσεων και εκπροσώπησης.
- Γενικότερους κανόνες λειτουργίας.
- Σύστημα διασφάλισης ποιότητας.
- Υπο-επιτροπές του Διοικητικού Συμβουλίου.
- Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου.
Σκοπός συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου
Το σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου σχεδιάζεται και λειτουργεί με σκοπό την παροχή επαρκούς διασφάλισης των στόχων του οργανισμού. Το σύστημα θα πρέπει να λειτουργεί με λογικό κόστος, εννοώντας ότι το κόστος εφαρμογής και λειτουργίας του συστήματος δεν θα πρέπει να υπερβαίνει την ωφέλεια που προκύπτει από τη λειτουργία του.
