Η Συμβολή του Εσωτερικού Ελέγχου στην Covid-19 εποχή

Οι εσωτερικοί ελεγκτές ενώ υπό κανονικές συνθήκες θα ασχολούνταν με την σύνταξη του ετήσιου πλάνου ελέγχου και την ετήσια ανασκόπηση κινδύνων, καλούνται να αναλάβουν ρόλους, οι οποίοι είναι πέραν των εργασιών ρουτίνας και των υπηρεσιών διασφάλισης. Ωστόσο, αυτό που κάνει τον εσωτερικό έλεγχο μοναδικό, είναι η δύναμη και η εμπειρία του εσωτερικού ελεγκτή στη διαχείριση της αβεβαιότητας.

Γράφουν οι Καθηγητής Κωνσταντίνος Ζοπουνίδης, Ακαδημαϊκός, Βασιλική Ακαδημία Οικονομικών και Χρηματοοικονομικών, Βασιλική Ευρωπαϊκή Ακαδημία των Διδακτόρων, Πολυτεχνείο Κρήτης & Audencia Business School, France – Δρ. Μάριος Ε. Μενεξιάδης, Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου Aegean Airlines & Επικ. Καθηγητής Χρήστος Λεμονάκης, Εργαστήριο Διοικητικής Οικονομικής & Συστημάτων Αποφάσεων, Τμήμα Διοικητικής Επιστήμης & Τεχνολογίας, Ελληνικό Μεσογειακό Πανεπιστήμιο

Ο εντοπισμός και η αντιμετώπιση του κινδύνου, αν μη τι άλλο, είναι το δυνατό σημείο των εσωτερικών ελεγκτών, στοιχεία που προσθέτουν αξία στον οργανισμό. Εφεξής, η επίλυση ουσιωδών ζητημάτων, είναι η απαραίτητη προϋπόθεση για την επιβίωση των οργανισμών.

Περισσότερο από ποτέ, ενώ τα διοικητικά συμβούλια προσπαθούν να εντοπίσουν τους άμεσους και έμμεσους κινδύνους που σχετίζονται με το COVID-19, οι εσωτερικοί ελεγκτές καθίστανται απολύτως αναγκαίοι στη νέα πραγματικότητα.

Οι εσωτερικοί ελεγκτές είναι το κλειδί για την παροχή δεδομένων, βάσει βραχυπρόθεσμων προοπτικών κινδύνου που υποστηρίζουν την αυτοπεποίθηση στη λήψη αποφάσεων κατά τη διάρκεια αυτής της αβέβαιης περιόδου. Αυτό είναι προφανώς πολύ σημαντικό τόσο για την ηγετική ομάδα όσο και για ολόκληρο τον οργανισμό, καθώς βοηθά όλους να παραμείνουν επικεντρωμένοι στην επίτευξη των στόχων και τον μετριασμό των κινδύνων.

Στα παρακάτω σημεία, θα πρέπει οι εσωτερικοί ελεγκτές να εστιάσουν, προκειμένου να συνεχίσουν να προσθέτουν αξία και στην Covid-19 εποχή:

1. Συμβολή στην επιχειρησιακή συνέχεια του οργανισμού

Πολλοί οργανισμοί αγωνίζονται να αντιμετωπίσουν τις τρέχουσες προκλήσεις, εν μέρει λόγω της περιορισμένης προσοχής που δόθηκε στον τομέα της επιχειρησιακής συνέχειας κατά το παρελθόν. Οι προκλήσεις, ωστόσο, καλούν για εποικοδομητική συνεργασία των ελεγκτών με τη διοίκηση, ως προς την ανάπτυξη ευέλικτων απαντήσεων και τον εντοπισμό πρακτικών λύσεων. Βαρύτητα θα πρέπει να δοθεί:

• Στην ανάπτυξη και εκτέλεση σχεδίου διαχείρισης κρίσεων.
• Στην ανάπτυξη σχεδίου επιχειρηματικής συνέχειας και αποκατάστασης συστημάτων πληροφορικής, εάν απαιτείται.

2. Παροχή αξιόπιστων πληροφοριών σχετικά με το μεταβαλλόμενο τοπίο κινδύνων και ευκαιριών

Ως κίνδυνο νοούμε πάντα την πιθανότητα να συμβεί το ανεπιθύμητο, κατά συνέπεια η αντιμετώπιση του κινδύνου και της αβεβαιότητας ήταν πάντα το στοίχημα και αυτό ισχύει και σήμερα με την εμφάνιση του COVID-19. Υπάρχουν πολλοί κίνδυνοι που επηρεάζονται από το COVID-19, όπως:

• Κίνδυνοι που σχετίζονται με τον κυβερνοχώρο (cyber security threats)
• Κίνδυνος διενέργειας απάτης (fraud)
• Κίνδυνος φήμης (reputation)
• Κίνδυνοι εφοδιαστικής αλυσίδας (supply chain)
• Κίνδυνοι σχετικοί με την υγεία και ασφάλεια (health and safety)

Οι ελεγκτές ως ειδικευμένοι στον εντοπισμό και διαχείριση κινδύνων, βρίσκονται στην καλύτερη θέση προκειμένου να παρέχουν πληροφορίες στην ανώτατη διοίκηση σχετικά με τον αντίκτυπο στον κίνδυνο, αλλά και το τοπίο ευκαιριών του εκάστοτε οργανισμού. Αυτοί οι κίνδυνοι πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη λήψη αποφάσεων. Δεν είναι δόκιμο, ωστόσο, να αναμένεται η ετήσια ανασκόπηση των κινδύνων, προκειμένου αυτοί να αντιμετωπιστούν, αλλά να λαμβάνονται ενέργειες σε τρέχοντα χρόνο, με γνώμονα την κατάλληλη και επαρκή θωράκιση του οργανισμού.

3. Ευελιξία

Πώς είναι δυνατή η προσθήκη αξίας σε αυτές τις κρίσιμες περιόδους; Είναι πιθανό να μην είναι η ιδανική στιγμή για να ακολουθηθεί το πρόγραμμα ελέγχου ή άλλες ελεγκτικές εργασίες ρουτίνας, εάν αυτό δεν προσθέτει αξία για τον οργανισμό. Περισσότερο από ποτέ, κρίνεται πιο επωφελές εάν οι εσωτερικοί ελεγκτές επικεντρωθούν στον συμβουλευτικό ρόλο και όταν ομαλοποιηθεί η κατάσταση, να γίνει επαναφορά στις κλασσικές ελεγκτικές δραστηριότητες και υπηρεσίες διασφάλισης.

4. Προώθηση κουλτούρας κινδύνου

Οι εσωτερικοί ελεγκτές, γνωρίζοντας καλύτερα από τον καθένα τον οργανισμό, είναι απαραίτητος ο ρόλος τους αναφορικά με την ανάπτυξη και προώθηση κουλτούρας κινδύνων με έμφαση στη διαχείρισή τους και την επιχειρησιακή συνέχεια, όπου η κουλτούρα θα:

• εμπλέκει και θα εμπνέει ολόκληρο τον οργανισμό,
• προτάσσει ότι οι σχετικές αποφάσεις θα εφαρμόζονται πλήρως από τη διοίκηση,
• ενισχύει τις αποφάσεις, ώστε αυτές να είναι εκτελέσιμες,
• μπορεί να διαμορφώνει κατάλληλο πλαίσιο, ώστε τα διάφορα θέματα να συζητιούνται ανοιχτά, αλλά και να προωθείται η επίλυσή τους.

Σε κάθε περίπτωση, δεν θα πρέπει να λησμονείται η μελλοντική κατάσταση του οργανισμού και ο εσωτερικός έλεγχος, θα πρέπει επιπλέον να εξετάζει τους αναδυόμενους ή εξελισσόμενους κινδύνους που ενδέχεται να την επηρεάσουν. Παράλληλα, οι έλεγχοι θα πρέπει να συνεχίζονται, ακόμη και όταν δεν είναι δυνατή η προσωπική αλληλεπίδραση. Η τεχνολογία ως εργαλείο στην προκειμένη περίπτωση επιτρέπει:

• τη διεξαγωγή συνεντεύξεων και συναντήσεων μέσω ασφαλούς τηλεδιάσκεψης,
• τη λήψη σε πραγματικό χρόνο εικόνας αποθέματος,
• την ύπαρξη διαδραστικής πλατφόρμας συνεργασίας και επικοινωνίας,
• την ανάπτυξη ροών εργασίας που ενημερώνουν τους απομακρυσμένους εργαζόμενους για όλα τα στάδια του ελέγχου,
• τη βιβλιοθήκη τεκμηρίωσης.

Συμπερασματικά, η συμβολή του εσωτερικού ελέγχου στη σημερινή πραγματικότητα συμβάλει στην ανάδειξη των νέων δεδομένων που δημιουργούνται κατά τη λειτουργία του οργανισμού. Τα παραπάνω επιτάσσουν νέα θεώρηση και κυρίως ανασχεδιασμό του τρόπου και των διαδικασιών ελέγχου, που οφείλουν να αναπροσαρμοστούν στα σημερινά δεδομένα ελέγχου. Κάθε αποδοτικός οργανισμός αποτελεί μια δυναμική οντότητα που διατηρεί επικαιροποιημένα χαρακτηριστικά των ελεγκτικών του μηχανισμών. Στόχος του παραμένει η ανάπτυξη πολιτικών, που εντοπίζουν χαρακτηριστικά και συμπεριφορές, στη βάση μιας επιτυχούς πρόληψης, ανίχνευσης και αντιμετώπισης των νέων κανονικοτήτων στην εποχή του COVID-19.