Δεν μπορείτε να είστε αποτελεσματικοί και παραγωγικοί μέσα στην ημέρα αν δεν έχετε ξεκάθαρη εικόνα για το πώς ξοδεύετε το χρόνο σας. Συνεπώς, είναι σημαντικό πρώτα να προσδιορίσετε το πώς ξοδεύετε το χρόνο σας και στη συνέχεια να βρείτε τρόπους για να κάνετε αυτόν το χρόνο πιο παραγωγικό.
Ακολουθούν μερικές απλές μέθοδοι για να αυξήσετε το χρόνο σας:
Αντιμετωπίστε τους περισπασμούς
Ο στόχος όταν έχετε να κάνετε με περισπασμούς είναι να ελαχιστοποιήσετε τις επιπτώσεις τους και να περιορίσετε τη ζημιά. Το πρώτο βήμα για να αντιμετωπίσετε τους περισπασμούς είναι να περνάτε από κόσκινο όσους σας επισκέπτονται. Αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να είστε απρόσιτοι, όμως διασφαλίστε ότι οι επισκέπτες σας δεν έρχονται για να κάνουν απλώς μία ωραία κουβεντούλα εις βάρος του πολύτιμου χρόνου σας.
Θα πρέπει να βάλετε ένα χρονικό όριο στα ραντεβού σας. Δώστε στους επισκέπτες να καταλάβουν ότι είστε απασχολημένοι και ότι θα θέλατε να στρωθείτε στη δουλειά το συντομότερο δυνατό.
Αν ο περισπασμός είναι από έναν συνάδερφο που χρειάζεται το χρόνο σας, εξυπηρετεί να πάτε εσείς στο χώρο εργασίας του. Το να συμφωνήσετε σε μία ήσυχη ώρα με τον συνάδερφό σας σημαίνει ότι κρατάτε τις γραμμές της επικοινωνίας ανοιχτές, χωρίς να διαταραχθεί το πρόγραμμά σας.
Παρ’ όλα αυτά, δεν είναι όλες οι καταστάσεις τόσο εύκολα ελεγχόμενες. Μπορούν να προκληθούν κρίσεις από ανθρώπινο λάθος. Αυτές οι καταστάσεις συνήθως προστίθενται στη δουλειά που έχετε να κάνετε και δημιουργούν χάος στο πρόγραμμά σας. Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να το αποφύγετε είναι να αξιολογήσετε εκ νέου τις προτεραιότητές σας, να δοκιμάσετε να αναθέσετε περισσότερες εργασίες, ή να βρείτε εναλλακτικές λύσεις για τις εργασίες σας.
Πείτε όχι
Δείτε ορισμένους τρόπους για να πείτε όχι:
«Μπορείτε να ασχοληθείτε με το συγκεκριμένα θέμα για τώρα; Είμαι πολύ απασχολημένος και δεν θα μπορέσω να τους δώσω σημασία μέχρι το απόγευμα».
«Καταλαβαίνω ότι υπάρχει μια βιασύνη για να γίνει αυτό. Ασχολούμαι με κάτι άλλο αυτή τη στιγμή, υπάρχει άλλος τρόπος για να γίνει;
«Αυτή δεν είναι καλή ώρα για μένα, έχω αφοσιωθεί στο να τελειώσω αυτή την εργασία.
Ξαναδείτε τη διαμόρφωση του γραφείου σας
Ότι εργάζεστε δεν σημαίνει ότι το εργασιακό σας περιβάλλον πρέπει να είναι μουντό και βαρετό. Στην πραγματικότητα, οι καλύτερες συνθήκες εργασίες συνήθως οδηγούν σε καλύτερα αποτελέσματα. Μία ζωντανή ατμόσφαιρα κάνει τη δουλειά να μην είναι μονότονη, τουλάχιστον για όσο ελαχιστοποιούνται οι περισπασμοί.
Ωστόσο, οι καλές συνθήκες εργασίας δεν έχουν να κάνουν μόνο με τη ζωντανή ατμόσφαιρα. Για να κάνετε το χώρο του γραφείου σας πιο παραγωγικό, θα πρέπει να τον οργανώσετε με τέτοιο τρόπο που θα κάνει τη δουλειά σας να κυλάει καλύτερα.
- Περιορίστε την ακαταστασία με το να ξεφορτωθείτε πράγματα που δεν χρειάζεστε.
- Σκεφτείτε που αποθηκεύονται τα έγγραφά σας. Προσπαθήστε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε χωρίς να ξοδεύετε χρόνο στο να το ψάχνετε.
- Ασχοληθείτε λίγο με τον όγκο των χαρτιών που φτάνουν στο γραφείο σας και οργανώστε τη ροή τους τέτοιο τρόπο ώστε να μην χρειάζεται να ανατρέξετε σε στοίβες εγγράφων για να βρείτε αυτό που θέλετε, ή να μπερδέψετε σημαντικά έγγραφα όταν τα χρειάζεστε άμεσα.
Η καλή επικοινωνία σημαίνει αποτελεσματικότητα
Ένα σημαντικό μέρος της διαχείρισης χρόνου είναι να περνάτε με αποτελεσματικό τρόπο τα μηνύματα που θέλετε στους συναδέλφους σας για να βελτιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα στον χώρο εργασίας. Μπορεί να ηγείστε μίας μεγάλης ομάδας ατόμων και παρ’ όλα αυτά να μην κάνετε τη δουλειά όπως τη θέλετε, αν δε μπορείτε να επικοινωνήσετε τους στόχους σας. Η καλή ικανότητα επικοινωνίας ενδεχομένως να σας οδηγήσει σε καλύτερα αποτελέσματα, ακόμη και με μικρότερη ομάδα.
Η επικοινωνία είναι δρόμος δύο κατευθύνσεων. Ακούστε προσεχτικά και μιλήστε προσεχτικά. Διασφαλίστε ότι καταλαβαίνετε τις απαιτήσεις πριν αναλάβετε ένα project. Δώστε προσοχή όταν σας μιλούν, για να περιορίσετε την ανάγκη επανάληψης. Να είστε ακριβείς όταν επικοινωνείτε τις επιθυμίες σας και ζητάτε βοήθεια.
Απλοποιήστε την επικοινωνία μέσω email
Υιοθετήστε ένα σύστημα συντομογραφιών και ακρωνύμων σε ολόκληρη την εταιρεία, για να εντοπίζετε εύκολα email και χρησιμοποιήστε το χώρο που γράφετε το θέμα του email για στείλετε σύντομα μηνύματα.
Μάθετε να διαβάζετε «διαγώνια», ή αυξήστε την ταχύτητα ανάγνωσης. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βρίσκετε τις σημαντικές πληροφορίες σε λιγότερο χρόνο.
Σιγουρευτείτε ότι χρησιμοποιείτε επισημάνσεις προτεραιοτήτων μόνο για επείγοντα email και αποφύγετε να επισυνάπτετε μεγάλα αρχεία. Αντιθέτως, μπορείτε να χρησιμοποιείτε ένα ενδοδίκτυο (intranet) ή έναν υπερσύνδεσμο (hyperlink) για να οδηγήσετε τον αποδέκτη στο αρχείο.
