Υποθέστε ότι είχατε όσα χρήματα χρειάζεστε για να ξοδέψετε για την οργάνωσή σας. Φανταστείτε πόσα πράγματα θα μπορούσατε να κάνετε. Δεν θα είχατε κανένα οικονομικό πρόβλημα…
Υποθέστε πάλι ότι και ο χρόνος που θα μπορούσατε να ξοδέψετε για την οργάνωσή σας ήταν απεριόριστος. Χρήματα και χρόνος χωρίς τέλος! Θα μπορούσατε να επιτύχετε ό,τι επιθυμούσατε να επιτύχετε και να ξοδεύετε όσα χρήματα και χρόνο θέλατε!
Φυσικά, δεν γνωρίζουμε τα οικονομικά σας, αλλά σίγουρα γνωρίζουμε το χρόνο σας.
Αν και ο χρόνος και το χρήμα έχουν πολλές ομοιότητες με αυτό τον τρόπο. Κανείς δεν είναι σε θέση να σπαταλήσει, ούτε το ένα ούτε το άλλο. Και τα δύο πρέπει να είναι προσεκτικά προγραμματισμένα και σωστά υπολογισμένα.
Ένας κορυφαίος διευθυντής έχει πει ότι ο χρόνος είναι το πιο κρίσιμο μέσον μας και αν δεν διευθύνεται αυτός, τίποτε δεν διευθύνεται.
Για να μπορέσετε να διευθύνετε το χρόνο, πρώτα κατανοήστε αυτό:
Δεν μπορείτε να πάρετε χρόνο, να φτιάξετε χρόνο, να δημιουργήσετε χρόνο, να εξοικονομήσετε χρόνο. Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε με το χρόνο είναι να διευθύνετε τις δραστηριότητές σας με τέτοιον τρόπο ώστε να τον χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά.
Η ευρέως εφαρμοσμένη «Αρχή του 80/20» λέει ότι το 80% των αποτελεσμάτων ενός διευθυντή έρχονται από το 20% του χρόνου του διευθυντή. Στην άλλη πλευρά του νομίσματος είναι ότι «το 80% του πολύτιμου χρόνου του διευθυντή ξοδεύεται σε πράγματα που παράγουν μόνο το 20% των αποτελεσμάτων». Πώς είναι δυνατόν;
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι διευθυντές σπαταλούν τόσο πολύ χρόνο:
- Δεν έχουν ξεκαθαρισμένους στόχους.
- Δεν αναθέτουν προτεραιότητες στους στόχους τους.
- Δεν γράφουν σε ημερολόγια, χρονοδιαγράμματα που να δείχνουν ότι ξεπερνούν τα χρονικά όρια.
- Δεν αναθέτουν ευθύνες σε άλλους. Θέλουν να τα κάνουν όλα μόνοι τους.
- Χρονοτριβούν όταν πρόκειται για δύσκολα ή δυσάρεστα καθήκοντα.
- Δεν ασχολούνται με τον προσδιορισμό των στόχων.
Οι διευθυντές δεν σπαταλούν το χρόνο τους επίτηδες, απλά έτσι «συμβαίνει» στους διευθυντές οι οποίοι δεν οργανώνουν καλά το χρόνο τους.
Αναλύοντας το χρόνο σας
Η διεύθυνση μέσω στόχων διδάσκει ότι πριν φτάσετε εκεί που θέλετε να πάτε, πρέπει να γνωρίζετε πού βρίσκεστε. Άρα, πριν προσδιορίσετε αν θα πρέπει να γίνουν οποιεσδήποτε αλλαγές στην καθημερινή σας ρουτίνα για να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα του χρόνου σας, πρέπει να γνωρίζετε πώς ξοδεύετε το χρόνο σας τώρα.
Το να ελέγχετε το χρόνο σας δεν είναι δύσκολο, κυρίως αν έχετε και κάποια βοήθεια. Ένας διευθυντής ζήτησε από τη γραμματέα του να καταγράφει επακριβώς τις δραστηριότητές του στο γραφείο, σε δεκαπεντάλεπτα διαστήματα, για τρεις εβδομάδες. Στο τέλος της περιόδου των τριών εβδομάδων, συνέκρινε αυτή την καταγραφή του χρόνου με την παραγωγικότητά του.
Ανακάλυψε ότι πολλά από αυτά που έκανε, περίπου το 40% θα μπορούσαν να είχαν οργανωθεί καλύτερα. Είδε πως ξόδευε πολύ χρόνο στο τηλέφωνο (μιάμιση ώρα την ημέρα), και ότι ξόδευε πάρα πολύ χρόνο στην ανάγνωση αλληλογραφίας.
Οι πωλητές σας και το προσωπικό σας μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν αυτή την τεχνική για να αναλύουν το χρόνο τους και για να βελτιώσουν τη διεύθυνση του χρόνου τους.
Θέστε προτεραιότητες
Αν οι στόχοι μας δεν έχουν συγκεκριμένες προτεραιότητες, έχουμε την τάση να προσπαθούμε να ολοκληρώσουμε πρώτα τις απλές και σύντομες υποχρεώσεις, διότι πιστεύουμε πως αυτές μπορούν να ολοκληρωθούν γρήγορα.
Δυστυχώς, αυτό σημαίνει ότι οι πραγματικά σημαντικές υποχρεώσεις, κυρίως εκείνες που απαιτούν πολύ χρόνο, συνεχώς αναβάλλονται και ολοκληρώνονται είτε πολύ αργά είτε καθόλου. Άρα, το να θέτετε προτεραιότητες είναι ένα από τα σημαντικότερα πράγματα που πρέπει να κάνει ένας διευθυντής για να είναι συνεπής με τα σχέδιά του.
Όταν θέτετε προτεραιότητες είστε βέβαιος ότι οι σημαντικές υποχρεώσεις ολοκληρώνονται έγκαιρα και αποφεύγετε τα προβλήματα της αναβολής.
Μια δημοφιλής τεχνική για να θέτετε προτεραιότητες είναι εκείνη που περιγράφει ο Richard Lakin στο βιβλίο του «Ο χρόνος της ζωής σας». Ο Lakin υποστηρίζει τη χρήση των γραμμάτων A, Β, και Γ για να θέτετε τους στόχους σας στη στάθμη των προτεραιοτήτων.
Πρώτον, καθορίστε ποιος από τους στόχους σας θα πρέπει να ολοκληρωθεί πρώτος.
- Οι πιο σημαντικοί και επείγοντες στόχοι θα πρέπει να έχουν την επιγραφή «Α».
- Οι επόμενοι πιο σημαντικοί και επείγοντες στόχοι την επιγραφή «Β».
- Και οι λιγότερο σημαντικοί θα πρέπει να ανήκουν στην κατηγορία «Γ».
Κατόπιν επανεξετάστε τους στόχους και καθορίστε προτεραιότητες για τον κάθε στόχο σε καθεμιά κατηγορία «Α—1», «Α—2», «Α—3», κ.λπ. Ο «Αχ» πρέπει να επιλυθεί αμέσως, κατόπιν ο «Βχ» και ο «Γχ» όταν ο χρόνος το επιτρέπει…
