Μη σπαταλάτε τον χρόνο σας. Είναι πολύτιμος! (Μέρος 1ο)
Στο πρώτο μέρος του άρθρου μας, αναφέραμε πως η Διαχείριση του χρόνου είναι μια ικανότητα. Βασικά, είναι η ικανότητα που μας βοηθά να έχουμε τον έλεγχο της ζωής μας.
Αν αναβάλλουμε εργασίες και χάνουμε την ώρα μας σε ασήμαντα θέματα, τότε νοιώθουμε και είμαστε εκτός προγράμματος. Μόνο που ο χαμένος χρόνος, δε μπορεί να αποκαθίσταται!
Κι αυτό είναι κάτι που το καταλαβαίνουμε όταν πλησιάζουν οι προθεσμίες. Τότε χρειάζεται να αυξηθεί η παραγωγικότητα και να γίνουν πράγματα που αφήσαμε πίσω μας, ενώ ο χρόνος παραμένει ο ίδιος.
Χειριστείτε τη σπατάλη του χρόνου
Η σπατάλη του χρόνου είναι ο κακός δαίμονας που σας εμποδίζει να επιτύχετε τους στόχους σας. Παρακάτω είναι οι πιο κοινές αιτίες που σπαταλάτε τον χρόνο σας και μερικές συμβουλές για τον χειρισμό τους:
Προσπαθώντας να κάνετε πιο πολλά από εκείνα που μπορείτε να κάνετε.
Μην υπερπρογραμματίζετε. Φτιάξτε ένα ημερήσιο πρόγραμμα με βατούς, καθορισμένους στόχους και προτεραιότητες. Κάνετε τις πιο σημαντικές δουλειές σας, πρώτα.
Παρακολουθείτε λιγότερες συναντήσεις ώστε να είστε σε θέση να είστε αποδοτικοί.
Έχετε έτοιμα αναπληρωματικά ραντεβού ή δραστηριότητες για τις περιπτώσεις που ακυρώνονται ραντεβού σας. Διατηρείτε ένα κατάλογο τέτοιων μικρότερων ασχολιών, ειδικά για αυτό το λόγο.
Έχετε ένα πρόγραμμα Τόσο ελαστικό ώστε να επιτρέπει αλλαγές και ακυρώσεις.
Προγραμματίζετε καλύτερα. Η πραγματοποίηση των σημαντικών υποθέσεων μειώνει τις πιθανότητες κρίσεων.
Προλαμβάνετε τα προβλήματα. Προσπαθείτε να τα προβλέπετε με μικρές καθημερινές ή εβδομαδιαίες σύντομες συναντήσεις με το προσωπικό.
Όσο περισσότερα αναθέτετε στους άλλους, τόσο περισσότερο χρόνον έχετε στη διάθεσή σας για να αντιμετωπίζετε τις πραγματικές κρίσεις.
Θέστε στους άλλους όρια και προτεραιότητες καθώς και προθεσμίες, και σεβαστείτε τα πρώτος.
Συγκεντρώστε την προσοχή σας στα βασικά. Απομακρυνθείτε από τις λεπτομέρειες.
Μόλις επιλυθεί ή αποφευχθεί μια κρίση, ανακαλύψτε τον λόγο που την ξεκίνησε. Προσδιορίστε, αν τέτοιες καταστάσεις μπορείτε να τις αποφύγετε στο μέλλον, και με ποιο τρόπο. Καταγράψτε τις «επικίνδυνες καταστάσεις» και βρείτε μεθόδους για να τις αποφεύγετε.
Περιστασιακοί επισκέπτες. Κλείστε την πόρτα σας. Κανείς δεν είναι πάντοτε διαθέσιμος.
Ζητήστε από την γραμματέα σας να ξεχωρίζει τους επισκέπτες σας.
Εκπαιδεύστε την γραμματέα σας να χειρίζεται τους επισκέπτες και καθορίστε χρονικά όρια για τους περιστασιακούς επισκέπτες. Ζητήστε από την γραμματέα σας να διακόπτει την συνάντηση σε συγκεκριμένο χρονικό όριο, λέγοντας κάτι όπως, «Μου ζητήσατε να σας υπενθυμίσω το ραντεβού σας των δύο.»
Εγκαταστήστε το γραφείο σας σε κάποιο σημείο όπου θα δέχεστε λιγότερες διακοπές (στο τέλος κάποιου διάδρομο μακρυά από την αίθουσα συμβουλίων , κ.λ.π.).
Προγραμματίστε μια «ώρα ησυχίας».
Φυσικά, οι πελάτες σας θέλουν ραντεβού που να τους βολεύουν, αλλά προσπαθήστε να βολεύουν κι εσάς.
Προγραμματίστε ραντεβού για πρωινό ή για γεύμα. Αν σκοπεύετε να βρίσκεστε σε μια συγκεκριμένη περιοχή κάποια ώρα της ημέρας, προγραμματίστε ένα ραντεβού με πελάτη ο οποίος να βρίσκετε σε εκείνη την περιοχή.
Οργανώνοντας τον χρόνο του διευθυντή
Το λογικό βήμα μετά τον καθορισμό των προτεραιοτήτων των δραστηριοτήτων είναι η οργάνωση αυτών των δραστηριοτήτων στο ημερολόγιο. Ο προγραμματισμός είναι μια σημαντική μέθοδος για να διατηρείτε τον έλεγχο των δραστηριοτήτων, τόσο των δικών σας όσο και εκείνων του προσωπικού σας.
Ο προγραμματισμός είναι η καλύτερη μέθοδος που διαθέτετε για να κατανείμετε σωστά τον χρόνο σας, αποτελεσματικά και χωρίς σπατάλες.
Παρακάτω είναι μερικές μέθοδοι που χρησιμοποιούν επιτυχημένοι διευθυντές για να προγραμματίζουν τον χρόνο τους:
- «Δώστε προτεραιότητα στους πωλητές σας». Πριν οργανώσετε οποιαδήποτε άλλα ραντεβού στο ημερολόγιό σας, προγραμματίστε χρόνο για προσωπικές συζητήσεις με τον κάθε πωλητή σας, χρόνο για αναζήτηση υποψηφίων πελατών μαζί με τους πωλητές σας, χρόνο για συγκεντρώσεις υποκαταστήματος, και χρόνο για να συνοδεύετε τους πωλητές σας σε συναντήσεις πώλησης.
- Κατόπιν, αφού αφιερώσετε δυο – τρεις ώρες σε άλλες υποχρεώσεις ανάγκης, όπως στρατολόγηση, ο υπόλοιπος χρόνος σας να είναι διαθέσιμος για «λιγότερο σημαντικές συναντήσεις».
- «Πηγαίνετε στη δουλειά μια ώρα νωρίτερα». Προσπαθήστε το μια ημέρα την εβδομάδα για ένα μήνα, κατόπιν αυξήστε την πειθαρχία σας για δύο πρωινά την εβδομάδα, και μετά μέρα παρά μέρα. Ίσως εκπλαγείτε με το πόσα μπορείτε να επιτύχετε σε αυτή την πρωινή ώρα, ενώ η πειθαρχία, πως πειθαρχείτε και αναγκάζετε τον εαυτό σας να πηγαίνει στη δουλειά νωρίς θα σας δώσει ένα επιπλέον αίσθημα ολοκλήρωσης.
- «Αναθέστε συγκεκριμένες υποχρεώσεις σε συγκεκριμένες ημέρες». Για παράδειγμα, διαμορφώστε το πρόγραμμα σας με πρώτη υποχρέωση ένα διαφορετικό κάθε φορά αντικείμενο εργασίας, ώστε να μην θεωρείτε ρουτίνα την ημέρα σας. Δηλαδή, τις Δευτέρες κύριο αντικείμενο εργασίας θα μπορούσε να είναι η μελέτη και η εκτίμηση των δραστηριοτήτων των πωλητών σας, τις Τρίτες η στρατολόγηση, τις Τετάρτες η συνεργασία με τους πωλητές σας, τις Πέμπτες η προσωπική σας παραγωγή, τις Παρασκευές να προέχει η αλληλογραφία σας και η οργάνωση του υποκαταστήματος σας.
- «Λειτουργείτε με ραντεβού.» Τοιχοκολλήστε το πρόγραμμά σας για την εβδομάδα έξω από την πόρτα του γραφείου σας με τις ώρες των προγραμματισμένων υποχρεώσεων σας σημειωμένες. Όταν σας χρειάζονται οι πωλητές σας, απλά θα πρέπει να σημειώνουν το όνομά τους στα διαθέσιμα κενά και θα τους δέχεστε με τη σειρά που έρχονται. Ή αναρτήστε ένα αντίγραφο της «Εβδομαδιαίας οργάνωσης του διευθυντή» στον πίνακα ανακοινώσεων του υποκαταστήματος. Πάλι όταν θέλουν να σας δουν οι πωλητές σας, θα γράφουν το όνομά τους στα διαθέσιμα κενά του χρόνου. Με οποιοδήποτε τρόπο, επιδεικνύοντας το πρόγραμμά σας, δείχνετε στους πωλητές σας ότι είστε σοβαρός στην οργάνωση του χρόνου σας και τους περνάτε το μήνυμα ότι και εκείνοι θα πρέπει να είναι σοβαροί με την οργάνωση του δικού τους χρόνου.
