Είναι δύσκολο να καταλάβουμε αν πραγματικά χρησιμοποιούμε αποτελεσματικά το χρόνο μας. Εργαζόμαστε σκληρά – και σίγουρα είμαστε στριμωγμένοι. Αλλά κατανέμουμε το χρόνο μας σωστά; Σε αυτό το ερώτημα προσπαθώ να απαντήσω από την αρχή του έτους. Με είχε συνεπάρει σε τέτοιο βαθμό ένα νέο βιβλίο που γράφω και τελικά βρέθηκα να προσπαθώ να καλύψω υποχρεώσεις που είχα παραμελήσει.
της Dorie Clark, επαγγελματίας ομιλήτρια και marketing strategist που διδάσκει στο Πανεπιστήμιο Duke
Με τη βοήθεια της ειδικού διαχείρισης χρόνου, Laura Vanderkam, αποφάσισα να περάσω τον Φεβρουάριο παρακολουθώντας με ακρίβεια τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύω το χρόνο μου. Δεν χρειάστηκε και τίποτα το ιδιαίτερο σε επίπεδο γνώσεων, απλά ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel. Η διαδικασία να θυμόμαστε να γράφουμε τα πράγματα ήταν δύσκολη. Ούτως ή άλλως, έχουμε συνηθίσει να ζούμε τις ζωές μας, όχι να τις καταγράφουμε. Ωστόσο, τα συμπεράσματα στα οποία κατέληξα κατά τη διάρκεια του μήνα αυτού ήταν εξαιρετικά χρήσιμα.
Συγκεκριμένα, υπήρχαν τέσσερις λόγοι που με έκαναν να ξανασκεφτώ πολλές συμβατικές σοφίες σχετικά με την παραγωγικότητα και τη διαχείριση του χρόνου. Σας ενθαρρύνω να κάνετε τη δική σας άσκηση παρακολούθησης του χρόνου, αλλά αν δεν έχετε το χρόνο για αυτό, εδώ είναι αυτό που έμαθα:
Το σωστό είδος multitasking
Όλοι έχουμε ακούσει πολλά για τους κινδύνους του multitasking – το ότι δεν μπορούμε να κάνουμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα αποτελεσματικά. Αυτό ισχύει για ορισμένες δραστηριότητες, αλλά δεν έχει σημασία για κάποιες άλλες. Για παράδειγμα, σχεδόν οποιοσδήποτε μπορεί να ακούει εύκολα podcasts ή audiobooks ενώ ασκείται, μαγειρεύει ή πηγαίνει στη δουλειά, ενώ αν τρώτε μόνος σας, μπορείτε ακόμα και να διαβάσετε την ώρα που τρώτε.
Έχοντας τα δεδομένα ενός μήνα, ανακάλυψα ότι κατά μέσον όρο περίπου διαβάζω 2 ώρες κάθε μέρα και 90 λεπτά ακούω διαφόρων τύπων περιεχόμενο. Πολλοί άνθρωποι που η δουλειά τους καταλαμβάνει μεγάλο μέρος της ημέρας τους, εύχονται να έχουν περισσότερο χρόνο για διάβασμα και το «στρατηγικό multitasking» είναι ένας εκπληκτικά εύκολος τρόπος για να το καταφέρουν.
Υπάρχουν οφέλη από το συνδυασμό της προσωπικής και επαγγελματικής ζωής
Πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να υποστηρίζουν ότι δουλειά και ευχαρίστηση δεν πάνε μαζί, ότι εν προκειμένω οι φίλοι και οι επιχειρήσεις δεν αναμιγνύονται και ότι θα πρέπει να διαχωρίσετε την προσωπική σας ζωή από την επαγγελματική. Και είναι αλήθεια ότι για να υπάρχει ισορροπία πρέπει να υπάρχουν και όρια. Αλλά αν απολαμβάνετε αυτό που κάνετε, οι πιο ενδιαφέροντες φίλοι σας είναι συχνά εκείνοι με τους οποίους μπορείτε να μοιραστείτε τόσο προσωπικά θέματα (συζητώντας τα χόμπι ή για διαπροσωπικές σχέσεις) όσο και εκείνοι που μπορείτε να συνεργαστείτε καλύτερα. Καθώς γράφω αυτό το άρθρο, στην πραγματικότητα, είμαι σε ένα αεροπλάνο με έναν από τους πιο κοντινούς φίλους μου, που μου πρότεινε μια συνεργασία και τώρα έχουμε μαζί μία εταιρεία. Κατά την άσκηση παρακολούθησης του χρόνου μου, υπολογίζω αν κάθε τι που κάνω πληροί και τα δύο κριτήρια. Η διαδικασία αυτή μου επέτρεψε να έχω 29% περισσότερο χρόνο στο μήνα μου ή 866 ώρες αντί για 672.
Επίσης, έμαθα ότι περνάω 19,3 ώρες την εβδομάδα με φίλους και 17 ώρες κάνω κάποια μορφή δικτύωσης. Και οι σχέσεις αυτές αποτελούν τον πυρήνα της επαγγελματικής μου επιτυχίας. Θα μπορούσα να περάσω ακόμη περισσότερο χρόνο σε κοινωνικές επαφές εφόσον ζω σε πόλη και δεν έχω παιδιά – αλλά το γεγονός ότι η επαγγελματική και η προσωπική μου ζωή συνδέονται σημαίνει ότι και οι σχέσεις μου διατηρούνται ανεξάρτητα από το αν αφιερώσω λίγο χρόνο παραπάνω.
Κάποιες ώρες είναι ιδιαίτερα πιθανό να «σπαταληθούν»
Δεν χάνω πολύ χρόνο στα κοινωνικά μέσα ενημέρωσης (ορίζω το «χάνω» ως χρόνο που περνάει άσκοπα μέσα από post χωρίς επαγγελματικό σκοπό). Στην πραγματικότητα, χρειάστηκαν μόνο 2,5 ώρες για ολόκληρο το μήνα Φεβρουάριο. Στόχος δεν είναι να βελτιστοποιούμε κάθε λεπτό. Επίσης, θα ήθελα τουλάχιστον να επιλέγω το πώς θα χαλαρώσω και τα κοινωνικά μέσα δεν είναι η πρώτη μου επιλογή.
Κατά τη διάρκεια των περιόδων που έπεσα στην «τρύπα» των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, εμφανίστηκε ένα σαφές μοτίβο: σχεδόν πάντα συνέβη μεταξύ 10 μ.μ. και 11 μ.μ. Παρά τα πρόσφατα ερωτήματα σχετικά με τη θεωρία του “Roy Baumeister” για την «εξάντληση του εγώ», φαινόταν σίγουρα ότι ήμουν πιο ευαίσθητος στην απόσπαση της προσοχής εκείνη την ώρα, όταν δηλαδή είχα εξαντληθεί από τις υποχρεώσεις της μέρας μου, αλλά δεν είχα κουραστεί αρκετά για να κοιμηθώ. Συνειδητοποίησα ότι αυτήν τη στιγμή της ημέρας μου οι άμυνές μου είχαν καμφθεί και τώρα μπορώ να το διαχειριστώ καλύτερα.
Ορισμένα καθήκοντα έχουν δυσανάλογο ψυχολογικό βάρος
Πριν ξεκινήσω το πείραμά μου πίστευα ότι μέσα στη μέρα μου πολιορκούμαι από ενημερώσεις στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μου και αυτό επηρέαζε την παραγωγικότητά μου. Αλλά η πραγματικότητα ήταν κάπως διαφορετική. Πράγματι, περνούσα περίπου 1,35 ώρες την ημέρα στο χειρισμό μηνυμάτων. Αλλά ο χρόνος αυτός είναι πολύ λίγος σε σχέση με το χρόνο που διαθέτω κάθε μέρα σε καθαρή εργασία για κάθε πελάτη (την κορυφαία προτεραιότητά μου), τη δικτύωση, το χρόνο με φίλους ακόμη και την ανάγνωση. Αν και κατάλαβα ότι τελικά ο χρόνος που ξοδεύω δεν είναι πολύς, ωστόσο η διαδικασία του email με ενοχλεί και πηγάζει κυρίως από το γεγονός ότι όταν βλέπω ένα μήνυμα αισθάνομαι ότι πιέζομαι να απαντήσω και προστίθενται συνεχώς νέα καθήκοντα στη λίστα των υποχρεώσεων μου.
Η παρακολούθηση του χρόνου μπορεί να είναι δύσκολη
Στην πραγματικότητα, ανέθεσα το πείραμα στην ομάδα μου και αρκετοί συμμετέχοντες δεν μπορούσαν να το ολοκληρώσουν. Μια στρατηγική που χρησιμοποιούσα για να αναγκαστώ να καταγράφω τις ώρες μου κάθε μέρα ήταν «να κάνω συνήθεια τη διαδικασία» και να τη συνδέσω με καθετί που κάνω. Έτσι άφησα το έγγραφο του Excel ανοικτό στον υπολογιστή μου για να είναι το πρώτο πράγμα που θα δω γυρνώντας στην εργασία μετά από ένα διάλειμμα. Αυτό με ώθησε να καταγράψω ό,τι έκανα μετά από μία συνάντηση, ένα γεύμα ή ακόμα και μετά τον ύπνο.
Αν μπορείτε να ακολουθήσετε τη διαδικασία να ξέρετε ότι οι πληροφορίες που θα συλλέξετε από την παρακολούθηση του χρόνου μπορεί να είναι ανεκτίμητες. Η κατανόηση του πού μπορείτε να διεκπεραιώσετε με επιτυχία πολλαπλούς στόχους, που ουσιαστικά σας δίνει περισσότερες ώρες την ημέρα, μπορεί να μεταμορφώσει την παραγωγικότητά σας. Και αναγνωρίζοντας ποιες δραστηριότητες είναι αγχωτικές, μπορείτε να λάβετε πιο έξυπνες αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο μεταβίβασης ή ανασχηματισμού της ροής εργασίας σας, ώστε να μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις εργασίες σας.
Χωρίς στοιχεία, είναι εύκολο να διαμορφώσουμε μια λανθασμένη εικόνα του τρόπου που περνάμε τον χρόνο μας, υποθέτοντας ότι χάνουμε περισσότερο χρόνο από ό,τι πραγματικά κάνουμε. Ο μήνας παρακολούθησης του χρόνου μού αποκάλυψε χρήσιμες πληροφορίες που μου επέτρεψε να γίνω πιο παραγωγικός. Αν προσπαθήσετε να αξιολογήσετε το πρόγραμμά σας, μπορεί να γίνει το ίδιο και για εσάς. Πηγή: Ασφαλιστικό Marketing τεύχος Ιουνίου 2018
