Όπως πολλές ασφαλιστικές εταιρίες 200 ετών, έτσι και η Ολλανδική Achmea αντιμετώπιζε προβλήματα εκσυχρονισμού στο τμήμα οικονομικών της. Συγκεκριμένα, το κλείσιμο των τριμηνιαίων οικονομικών αποτελεσμάτων της πραγματοποιούνταν χωρίς αυτοματοποιημένες διαδικασίες βασισμένες σε πολύπλοκα spreadsheets. «Κάθε ομάδα χρησιμοποιούσε διαφορετική μεθοδολογία και διαφορετικά spreadsheets» δήλωσε η José Hulshof, διευθύντρια ανάπτυξης, συντονισμού και ελέγχου του οικονομικού τμήματος της πανευρωπαϊκής ασφαλιστικής και αντασφαλιστικής εταιρίας. «Χρειαζόμασταν μια ενιαία, κεντρική λύση που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί από όλους»
Το 2009 στελέχη της Achmea (μιας εταιρίας με 130 δισ. δολάρια συνολικό ενεργητικό) ξεκίνησαν να βρουν μια καλύτερη λύση. Ανάμεσα στις απαιτήσεις τους ήταν η συγχώνευση με τη βάση δεδομένων SAP της ασφαλιστικής εταιρίας. Ύστερα από μια εκτεταμένη διαδικασία, το σύστημα BlackLine Financial Close Suite for SAP της BlackLine επιλέχθηκε ως η καλύτερη λύση.
«Εκτός του ότι κάλυπτε και τις υπόλοιπες απαιτήσεις μας, το BlackLine έδινε τη δυνατότητα στους χρήστες να αναπτύξουν και να διατηρήσουν το σύστημα» υποστήριξε η Hulshof. «Έτσι τώρα έχουμε μια ενιαία τεχνολογία κλεισίματος με αυτοματοποιημένες ροές που ελαχιστοποιεί τις δυσκολίες που αντιμετωπίζει το προσωπικό μας στο τμήμα πληροφορικής». Το BlackLine ήταν επίσης μια από τις 40 λύσεις παγκοσμίως που ενέκρινε η SAP.
Παρόλα αυτά, η χρήση «Λογισμικού ως Υπηρεσία» (SaaS) ήταν κάτι εντελώς καινούριο για την Achmea, η οποία ήθελε μια ποιο συντηρητική προσέγγιση. «Εκείνη την εποχή η BlackLine αποθήκευε δεδομένα στις ΗΠΑ» αναφέρει η Hulshof. «Για λόγους ασφαλείας, ζητήσαμε τα δεδομένα να αποθηκεύονται στην Ευρώπη». Αυτό οδήγησε σε μια καθυστέρηση μέχρις ότου η BlackLine δημιουργήσει μια κατάλληλη τοποθεσία στο Άμστερνταμ στα τέλη του 2012.
Το Μάρτιο του 2013, η υιοθέτηση του σχεδίου ξεκίνησε. Στα πρώτα βήματα της ανάπτυξης, εκπρόσωπος της BlackLine αφιέρωσε μια βδομάδα στην Achmea για να βοηθήσει στην ανάπτυξη και χρήση του συστήματος. Μέχρι τον Αύγουστο το σύστημα ήταν έτοιμο για δοκιμή χρησιμοποιώντας τα στοιχεία κλεισίματος του δεύτερου τριμήνου.
«Η δοκιμαστική ομάδα έκλεισε τις οικονομικές καταστάσεις χρησιμοποιώντας την υπάρχουσα μέθοδο τους και το σύστημα της BlackLine. Όταν επιλέχτηκε για τη δοκιμή, η ομάδα είχε αρχικά αμφιβολίες. Αλλά καθώς άρχισαν να χρησιμοποιούν το νέο σύστημα, ενθουσιάστηκαν με το πόσο εύκολο ήταν στη χρήση» αναφέρει η Hulshof.
Όπως ήταν αναμενόμενο, η δοκιμή αποκάλυψε κάποια σημεία που απαιτούσαν βελτιώσεις, τις οποίες και πραγματοποίησε η ίδια η ομάδα. «Η ομάδα όχι μόνο πραγματοποίησε το κλείσιμο με τη χρήση του συστήματος, αλλά ταυτόχρονα μπορούσε να το αναπτύξει. Παρ’ όλα αυτά η ομάδα κατάφερε να κλείσει το τρίμηνο γρηγορότερα χρησιμοποιώντας το BlackLine απ’ ότι με τις υπάρχουσες διαδικασίες τους»
Τα θετικά αποτελέσματα των δοκιμών είχαν ως αποτέλεσμα τη χρήση του BlackLine από ολόκληρο το τμήμα οικονομικών. Για το κλείσιμο του τρίτου τριμήνου άλλες δύο ομάδες προστέθηκαν στο σύστημα. Η εκπαίδευση όλων των ομάδων έγινε κυρίως με τη βοήθεια διαδικτυακών εφαρμογών του BlackLine και με τον ορισμό ενός μέλους κάθε ομάδας ως «ειδικό», ο οποίος θα βοηθούσε τα υπόλοιπα μέλη.
Για το τελευταίο τρίμηνο του 2013, και οι επτά ομάδες χρησιμοποίησαν το σύστημα για να ολοκληρώσουν το κλείσιμο των 40 ισολογισμών της Achmea για το τέλος του έτους. Συνολικά 110 άτομα χρησιμοποίησαν επιτυχώς το BlackLine για να κλείσουν το τρίμηνο πιο αποδοτικά απ’ ό,τι πριν. «Ακόμα για όσους το χρησιμοποιούσαν για πρώτη φορά, το BlackLine ήταν πιο γρήγορο από προηγούμενες διαδικασίες» αναφέρει η Hulshof.
Σήμερα, περίπου το 40% των συνδιαλλαγών των λογαριασμών της Achmea εγκρίνονται αυτόματα από το BlackLine σε μηνιαία βάση. Έτσι οι εργαζόμενοι του τμήματος οικονομικών εξοικονομούν χρόνο και μπορούν να επικεντρωθούν σε λογαριασμούς που απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή.
«Επιπλέον, η αυτόματη έγκριση οδηγεί στη συντόμευση της διαδικασίας συνδιαλλαγών, βελτιώνει την ποιότητα και πληρότητα των συνδιαλλαγών. Με το BlackLine, αντιλαμβανόμαστε τα πιθανά προβλήματα γρηγορότερα απ’ ότι με τις προηγούμενες διαδικασίες, και έτσι μας δίνεται η δυνατότητα να τα εντοπίσουμε και να τα επιλύσουμε πιο αποτελεσματικά» δήλωσε η Hulshof.
