Ο άνθρωπος διαθέτει ένα καλοκουρδισμένο εσωτερικό ρολόι που διαμορφώνει τα επίπεδα της ενέργειας κατά τη διάρκεια της ημέρας: την κιρκαδική διαδικασία, η οποία συχνά αναφέρεται ως κιρκαδικός ρυθμός γιατί είναι πολύ τακτική.
Του Christopher M. Barnes
Αν και οι διευθυντές περιμένουν από τους υφισταμένους τους να βρίσκονται στην καλύτερη κατάσταση καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας, η προσδοκία αυτή δεν είναι ρεαλιστική. Οι εργαζόμενοι ίσως θέλουν να βρίσκονται στην καλύτερη κατάσταση κάθε στιγμή, όμως ο φυσικός κιρκαδικός ρυθμός τους δεν συντονίζεται πάντα με αυτή την επιθυμία.
Κατά μέσο όρο, αφού ξεκινήσει η ημέρα, οι εργαζόμενοι χρειάζονται λίγες ώρες για να φτάσουν στο υψηλότερο επίπεδο ετοιμότητας και ενεργητικότητας – όμως δεν διαρκεί πολύ. Λίγο μετά το γεύμα, το επίπεδο αυτό αρχίζει να υποχωρεί, καταγράφοντας χαμηλό γύρω στις 3 μ.μ. Συχνά αποδίδουμε την πτώση στο μεσημεριανό γεύμα, όμως στην πραγματικότητα είναι απλώς ένα φυσικό μέρος της κιρκαδικής διαδικασίας.
Μετά το χαμηλό στις 3 μ.μ., η ετοιμότητα τείνει να αυξάνεται ξανά μέχρι να χτυπήσει και πάλι κορυφή γύρω στις 6 μ.μ. Στη συνέχεια, το επίπεδο ετοιμότητας τείνει να ακολουθεί πτωτική τροχιά για το υπόλοιπο της ημέρας και μέχρι τις πρώτες πρωινές ώρες, καταγράφοντας το… χαμηλότερο «χαμηλό» γύρω στις 3.30 π.μ. Μετά το χαμηλό, το επίπεδο ετοιμότητας ενισχύεται καθ’ όλη τη διάρκεια του πρωινού μέχρι να φτάσει στο πρώτο υψηλό λίγο μετά το μεσημέρι της επόμενης ημέρας.
Οι διευθυντές που επιθυμούν να μεγιστοποιήσουν την απόδοση των υπαλλήλων τους θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τον κιρκαδικό ρυθμό όταν καθορίζουν τις καθημερινές εργασίες, τις χρονικές προθεσμίες και τις προσδοκίες τους. Αυτό προϋποθέτει να έχεις μια ρεαλιστική εικόνα του πώς ρυθμίζεται η ανθρώπινη ενέργεια και να εκτιμάς το γεγονός ότι ο ίδιος υπάλληλος θα είναι πιο αποτελεσματικός ορισμένες ώρες της ημέρας.
Παρομοίως, οι υπάλληλοι θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τον κιρκαδικό ρυθμό τους όταν προγραμματίζουν την ημέρα τους. Οι πιο σημαντικές εργασίες θα πρέπει να εκτελούνται όταν το άτομο βρίσκεται στο υψηλότερο, ή κοντά στο υψηλότερο, σημείο ετοιμότητας. Οι λιγότερο σημαντικές εργασίες θα πρέπει να προγραμματίζονται τις ώρες που το επίπεδο ετοιμότητας είναι χαμηλότερο (πολύ νωρίς το πρωί, γύρω στις 3 μ.μ. και αργά τη νύχτα).
Δυστυχώς, συχνά κάνουμε λάθος. Πολλοί εργαζόμενοι καταπιάνονται με τη σύνταξη και την απάντηση emails ολόκληρο το πρωί με αποτέλεσμα να φτάνουν μέχρι το μεσημέρι. Επιστρέφουν από το γεύμα έχοντας ήδη χρησιμοποιήσει το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου που βρίσκονται στο υψηλότερο επίπεδο ετοιμότητας και στη συνέχεια ξεκινούν σημαντικές εργασίες που απαιτούν βαθιά γνωστική διαδικασία καθώς κινούνται προς το χαμηλό ετοιμότητας και ενέργειας των 3 μ.μ.
Συχνά βάζουμε τους υπαλλήλους σε θέση να πρέπει να ολοκληρώσουν μία εργασία πριν το τέλος της ημέρας, με αποτέλεσμα να συνεχίζουν να δουλεύουν σε σημαντικά θέματα κατά τη διάρκεια του χαμηλού γύρω στις 3 μ.μ. Στη συνέχεια, καθώς πλησιάζουν το δεύτερο υψηλό ετοιμότητας, η ημέρα έχει φτάσει στο τέλος της. Οι εργασιομανείς, μπορεί απλά να κάνουν ένα διάλειμμα για δείπνο, που καταλαμβάνει μέρος από το διάστημα απόλυτης ετοιμότητας και στη συνέχεια εργάζονται κατά τη διάρκεια της νύχτας ενώ η ετοιμότητά τους και η γνωστική τους απόδοση υποχωρούν συνεχώς.
Το ευέλικτο ωράριο δίνει τη δυνατότητα στους εργαζόμενους να συντονίζουν το πρόγραμμά τους με τον δικό τους κιρκαδικό ρυθμό. Ωστόσο, οι διευθυντές συχνά καταστρέφουν αυτήν τη δυνατότητα τιμωρώντας τους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν προγράμματα που ταιριάζουν με το ρυθμό μιας κουκουβάγιας.
Στη δική μου έρευνα, βρήκα ότι οι προϊστάμενοι συνήθως θεωρούν ότι οι υπάλληλοι που ξεκινούν και τελειώνουν την εργασία τους αργά (σε σύγκριση με αυτούς που το κάνουν νωρίς) είναι λιγότερο ευσυνείδητοι και αποδοτικοί, ακόμη και αν η συμπεριφορά τους και οι επιδόσεις τους είναι ίδιες με αυτών που ακολουθούν ένα πρόγραμμα που αρχίζει και τελειώνει νωρίτερα.
Οι προϊστάμενοι θα πρέπει να ξεπεράσουν τις προκαταλήψεις τους αν θέλουν να βελτιστοποιήσουν τα χρονοδιαγράμματα για να ταιριάξουν τις πιο σημαντικές δραστηριότητες με το φυσικό ενεργειακό κύκλο των εργαζόμενων. Οι πιο σημαντικές εργασίες δικαιούνται εργαζόμενους που δουλεύουν όταν βρίσκονται στην καλύτερή τους κατάσταση.
*Ο Christopher M. Barnes είναι βοηθός καθηγητής διοίκησης στο πανεπιστήμιο της Ουάσινγκτον Foster School of Business.
