Αν εργάζεσαι σε ομάδα, το πιθανότερο είναι το ηλεκτρονικό σου ταχυδρομείο να είναι γεμάτο προσκλήσεις: Για εσωτερικές συσκέψεις, τηλεδιασκέψεις με πελάτες, ή τα κατά καιρούς επαγγελματικά γεύματα.
Αν υποθέσουμε ότι έχεις υπό κάποιο έλεγχο το ημερολόγιό σου, το πώς αντιδράς σε αυτές τις προτάσεις εξαρτάται σε γενικές γραμμές από δύο παράγοντες: τη διαθεσιμότητά σου και το πόσο αξίζει η συμμετοχή σου.
Σπανίως, ωστόσο, λαμβάνουν οι περισσότεροι υπόψη και έναν τρίτο παράγοντα: την ώρα της ημέρας που είναι πιο παραγωγικοί. Έως τώρα, ίσως έχεις καταλάβει ότι το πώς λειτουργείς στο μέσο της ημέρας δεν έχει καμία σχέση με το άτομο που έφτασε νωρίς το πρωί στη δουλειά. Μελέτες δείχνουν ότι η γνωστική μας λειτουργία μεταβάλλεται μέσα στην ημέρα.
Αν είσαι σαν τον περισσότερο κόσμο, θα δεις ότι μπορείς να κάνεις πολλά μεταξύ 9-11 π.μ. Όχι το ίδιο στις 2.30 μ.μ. Αργότερα μέσα στην ημέρα, συνήθως νιώθουμε ότι κινούμαστε πολύ πιο αργά σε σχέση με το πρωί. Και δεν είναι ψευδαίσθηση. Πρόσφατες έρευνες δείχνουν ότι ο μέσος άνθρωπος, όσο περνάει η ημέρα, χάνει την ικανότητά του να δέχεται πληροφορίες, να κάνει σχέδια και να διατηρεί την προσήλωσή του.
Ο λόγος που γίνεται αυτό δεν σχετίζεται απλώς με τα κίνητρα. Είναι βιολογικός. Το σώμα μας λειτουργεί με τον κιρκαδικό ρυθμό, ο οποίος επηρεάζει την παραγωγή ορμονών, τη δραστηριότητα εγκεφαλικών κυμάτων και τη θερμοκρασία. Κάθε μία από αυτές τις «μεταβλητές» επηρεάζουν με τη σειρά τους τα επίπεδα ενέργειας και επομένως το βαθμό ετοιμότητας και την παραγωγικότητά μας. Για να έχεις τα καλύτερα αποτελέσματα μέσα στην ημέρα σου, πρέπει να προφυλάσσεις τις ώρες που είσαι πιο παραγωγικός.
Σκέψου τη χθεσινή ημέρα και την αμέσως προηγούμενη. Ποιες στιγμές ένιωθες πιο ενεργητικός; Το πιθανότερο είναι τις συγκεκριμένες χρονικές στιγμές να ήσουν πιο παραγωγικός. Από τη στιγμή που εντοπίσεις τις «καλές» σου ώρες, προσπάθησε να τις δεις με διαφορετικό μάτι – για παράδειγμα, μην τις έχεις στις διαθέσιμες ώρες του ημερολογίου σου. Αυτό αποθαρρύνει τους συναδέλφους σου που ασχολούνται με το πρόγραμμά σου, από το να σου προτείνουν τις συγκεκριμένες ώρες για συναντήσεις.
Ένα επιπλέον πλεονέκτημα του να έχεις «κλεισμένες» τις παραγωγικές σου ώρες είναι ότι σε κάνει να σκεφθείς διπλά πριν προτείνεις εσύ κάποια συνάντηση που δεν έχει μεγάλη σημασία. Όταν προληπτικά κρατάς τις καλύτερες ώρες σου για να βγάλεις δουλειά, γλιτώνεις χρόνο. Χρησιμοποίησε αυτές τις ώρες για να εργαστείς σε θέματα υψηλής προτεραιότητας, να λάβεις αποφάσεις που απέφευγες, ή να ξεκινήσεις έναν δύσκολο διάλογο.
Και, αν εσύ πρέπει να κάνεις μία βαρετή συνάντηση με το προσωπικό στις 10 το πρωί, κάνε τη χάρη στην ομάδα σου και άλλαξε την ώρα για μετά το γεύμα. Το απόγευμα είναι η ώρα που τα επίπεδα ενέργειας των περισσότερων ανθρώπων εκ φύσεως μειώνονται. Τα χαμηλότερα επίπεδα ενέργειας μπορεί να είναι καταστροφικά για εργασίες που απαιτούν μεγάλη προσήλωση, όμως είναι πολύ λιγότερο επιζήμια σε ό,τι αφορά τους άλλους γύρω σου. Επίσης, το να έχεις κόσμο γύρω σου αυξάνει τα επίπεδα ετοιμότητας, συμβάλλοντας στην αντιστάθμιση της χαμένης ενέργειας.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η κόπωση δεν έχει μόνο αρνητικά. Στην πραγματικότητα, τα ευρήματα μίας μελέτης του 2011 δείχνουν πως όταν το μυαλό μας είναι κουρασμένο, μας αποσπάται πιο εύκολα η προσοχή και μειώνεται η ικανότητά μας στο να ξεχωρίζουμε τις φαινομενικά άσχετες ιδέες. Ως αποτέλεσμα, οι «εκτός αιχμής» ώρες είναι ιδανικές για να βρούμε καινοτόμες λύσεις.
Εν τέλει, ο καλύτερος τρόπος να προγραμματίζεις είναι να λαμβάνεις υπόψη τις ενεργειακές μεταβολές του σώματος. Μπορείς να μεγιστοποιήσεις την παραγωγικότητά σου προγραμματίζοντας τις δραστηριότητές σου την κατάλληλη ώρα της ημέρας. Αν μία εργασία απαιτεί θέληση και σύνθετη σκέψη, κανόνισε να την κάνεις όταν είσαι στο υψηλότερο επίπεδο ετοιμότητας. Στον αντίποδα, αν αυτό που επιδιώκεις είναι μία φρέσκια ματιά, χρησιμοποίησε προς όφελός σου την κούραση, ψάχνοντας για λύσεις όταν μειώνεται η ενέργειά σου.
